EVENTO HÍBRIDO:

Tips para organizar tu primer evento híbrido

A medida que vuelven las reuniones presenciales, los eventos híbridos se están imponiendo como una solución permanente que maximiza el alcance de cualquier tipo de reunión. Para ayudarte a planificar tu primer evento con estas características, en los próximos apartados te ofrecemos una guía de buenas prácticas.

Asistencia al evento híbrido

Si bien muchos de nosotros estamos ansiosos por reunirnos cara a cara, aún no será una opción para todos los asistentes durante un tiempo. Algunos pueden estar todavía sujetos a prohibiciones de desplazamiento, no sentirse cómodos viajando o preferir una experiencia virtual por motivos de presupuesto. 

Programación

Hay muchos criterios relevantes para elegir la programación. Primero, pregúntate si quieres crear experiencias diferentes para cada audiencia. En cualquier caso, es importante que te asegures de que la audiencia virtual se sienta incluida y no como si estuviera siendo penalizada por no poder desplazarse.

Presupuesto

Al organizar un evento híbrido, debes contar con todos los medios audiovisuales y técnicos para retransmitir la presentación principal. En ubelong nos ocupamos de todo y aportamos el personal y la tecnología necesaria para transmitir tu evento y producir una experiencia de presentación que satisfaga a todos los asistentes virtuales.

Lugar de transmisión

El espacio cumple un papel destacado, además ser simplemente “el lugar donde tiene lugar el evento”, también es el entorno que perciben los asistentes remotos. De este modo, la mejor opción para los eventos híbridos son nuestras salas virtuales de ubelong donde podrás crear un entorno virtual con la marca de tu empresa, también es importante para orientar el evento hacia los segundos planificar una toma central de la mesa de debate o del ponente en la que el presentador pueda mirar directamente a la cámara para conectar mejor con la audiencia virtual.

Guía del evento

Para asegurarte de que tu evento se sienta cercano antes de empezar, debes crear una guía o folleto, landing web para preparar a tus asistentes. En el caso de los usuarios que asistirán virtualmente, un formato en PDF explicando los detalles de la programación, ponentes y otros pormenores sobre las opciones disponibles en la plataforma de transmisión o las salas del evento es muy recomendable. Y sirve de recurso promocional para captar la atención a través de diversos canales, como la newsletter a los asistentes. 

Comienza hoy mismo a planificar tu evento híbrido

¿No estás seguro de si el formato híbrido es el más adecuado para tu evento? ¿Un formato virtual es más oportuno en función de las características de tu audiencia? Comienza por observar el panorama general, la programación y las propiedades de tu público. Estamos aquí para ayudarte en todo lo necesario para tu evento elijas el formato que elijas. Solicita más información.